Đâu là cách quản lý quán cafe từ xa hiệu quả nhất?

Bạn là chủ hay người quản lý không có nhiều thời gian đến quán để trực tiếp giám sát và quản lý tiến độ công việc? Bạn đang tìm cách quản lý quán cafe từ xa sao cho hiệu quả và dễ thực hiện? Bài viết dưới đây của Grabviec.vn sẽ giúp bạn tìm ra giải pháp phù hợp nhất.

Theo bạn, đâu là cách quản lý quán cafe từ xa hiệu quả nhất?

Quán cafe được cho là kinh doanh thành công khi có lời; tức doanh thu thu được trong 1 ngày/ tháng/ năm kinh doanh sau khi trừ đi các khoản chi phí liên quan phải có lời, tức có lợi nhuận. Để làm được điều này, khâu quản lý quán đóng vai trò quan trọng, quyết định tính hiệu quả công việc, kiểm soát triệt để những dấu hiệu hay hành vi gian lận gây thất thoát. Tuy nhiên, người quản lý không phải lúc nào cũng “đảo mắt” tất cả mọi khu vực hay bộ phận, đội nhóm để giám sát quy trình thực hiện công việc. Hơn nữa, họ cũng không thể luôn luôn có mặt 100% tại quán để theo dõi và đánh giá chất lượng công việc. Điều này đòi hỏi phải có cách quản lý quán cafe từ xa sao cho hiệu quả nhất.

Vậy làm thế nào để quản lý quán cafe từ xa hiệu quả?

Khiến nhân viên không có tư tưởng gian lận

Mọi nỗ lực quản lý của bạn sẽ thành công cóc nếu một bộ phận nhân viên luôn nung nấu ý định gian lận mỗi ca làm việc. Vì sẽ chẳng có phần mềm hay máy móc, thiết bị nào đảm bảo tính chính xác 100% trong quản lý nhân viên khi nhân viên đó hiểu rất rõ những giải pháp quản lý mà bạn đang áp dụng. Họ có thừa sự tinh vi và độ hiểu biết để “lách luật” và sẵn sàng thực hiện hành vi sai trái khi có cơ hội. Do đó, chỉ khi bạn khiến nhân viên của mình không có tư tưởng gian lận, khi đó, bạn thậm chí không cần bất kỳ một giải pháp nào khác để hỗ trợ quản lý, nhất là những lúc bạn không có mặt tại quán. Cụ thể: hãy tính toán để chi trả một mức lương và các chế độ đãi ngộ xứng đáng cho từng nhân viên – tạo điều kiện để họ phát triển cả về kỹ năng, kiến thức và con đường sự nghiệp – thường xuyên quan tâm đến đời sống và nguyện vọng của họ, đáp ứng những yêu cầu chính đáng nếu có thể… như thế, nhân viên sẽ không có lý do gì mà “phản bội” bạn cả.

Cách quản lý quán cafe từ xa hiệu quả nhất là quản lý tốt con người - đội ngũ nhân viên của quán

Tìm kiếm một key staff

Key Staff hay nhân viên dưới quyền thân cận là người thay mặt bạn giám sát mọi công việc tại quán. Đó phải là người có năng lực, đạo đức, trách nhiệm và khiến bạn tin tưởng tuyệt đối. Hãy cân nhắc lựa chọn người xứng đáng và trao quyền cho họ. Đừng quên chi trả cho nhân viên đó mức lương và chế độ xứng đáng, bao gồm cả những kỷ luật hay xử lý nếu xảy ra sai sót hay vấn đề phát sinh để họ hài lòng; đồng thời chịu trách nhiệm về những gì mình đang và sẽ làm theo chỉ thị của bạn.

Sử dụng phần mềm quản lý online

Thời đại công nghệ số, việc đặt mua và đưa vào sử dụng một phần mềm quản lý online giúp kết nối gần như toàn bộ mọi thao tác liên quan đến mua-bán sản phẩm, dịch vụ, thanh toán tiền, thu-chi, in hóa đơn, làm báo cáo… giúp việc giám sát tiến trình thực hiện công việc đến kiểm tra tính xác thực của sổ sách chứng từ, tính chính xác của doanh thu trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Một số phần mềm quản lý bán hàng online cho mô hình quán cafe mà bạn có thể tham khảo như: iPOS, Menugoimon, Kiot Viet, Vtex café…

Rất nhiều quán cafe hiện nay sử dụng phần mềm quản lý bán hàng online để quản lý quán

Định lượng nguyên vật liệu

Kinh doanh cafe phục vụ chủ yếu các loại thức uống. Do đó, định lượng nguyên vật liệu ra các số liệu cụ thể không những giúp đảm bảo chất lượng thức uống “10 ly như 1” mà còn giúp quản lý kiểm soát số lượng sản phẩm bán ra hay mức doanh thu thu được với chừng đó nguyên vật liệu. Chẳng hạn: với loại thức uống là cafe, bạn phải định lượng được với 1kg cafe (có thể là hạt hay bột) cho ra bao nhiêu ly (tương đương 1 ly bao nhiêu ml) – sau đó, tính toán thêm lượng nước sử dụng, lượng đường, sữa, đá… để có được con số chính xác nhất dùng khi tổng hợp và đối chiếu sổ sách cuối tuần/ tháng. Như thế, nhân viên sẽ rất khó “dở trò”.

Lắp đặt camera giám sát

Lắp camera tuy là giải pháp xưa cũ và hơi tốn chi phí nhưng sẽ đảm bảo tính khách quan và minh bạch nếu có vấn đề phát sinh xảy ra; bao gồm việc nhân viên gian lận, làm sai hay những mâu thuận, tranh chấp có liên quan quan đến khách hàng. Hãy tiến hành lắp camera ở những nơi thực sự cần cho mục đích giám sát như quầy thu ngân, quầy bar, khu bếp, khu vực phục vụ… - kiểm soát chặt chẽ mọi thao tác của nhân viên. Việc lắp camera như thế này cũng góp phần nhắc nhở hay báo động những nhân viên có suy nghĩ gian lận dè chừng, cảnh giác và giúp hạn chế hành vi vi phạm.

Lắp camera ở những vị trí cần thiết như quầy bar, bếp, thu ngân... giúp việc quản lý quán cafe hiệu quả hơn

Bạn cũng có thể tham khảo thêm cách quản lý quán cafe hiệu quả: Tại đây!

Hãy thông minh và nhạy bén trong cách quản lý quán cafe từ xa để đảm bảo quán không chỉ vận hành tốt mà còn kinh doanh có lời. Hy vọng với 5 giải pháp được Grabviec.vn chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn tham khảo và lựa chọn cách quản lý phù hợp cho mình. Xin lưu ý là bạn có thể chọn 1 hoặc chọn kết hợp 1 số cách miễn sao mang lại hiệu quả trong quản lý là được nhé!

Chúc bạn kinh doanh thành công và có lời!

Hồng Thy