Mẫu bảng chấm công nhân viên và 6 điều cần biết

Hầu hết nhân viên làm mọi ngành nghề hiện nay đều được yêu cầu chấm công trước khi vào ca làm việc. Tại sao phải chấm công? Mẫu bảng chấm công chuẩn thế nào? Cùng Grabviec.vn giải đáp điều này.

Đâu là mẫu bảng chấm công được sử dụng phổ biến nhất hiện nay?

Bảng chấm công là gì?

Bảng chấm công là loại văn bản dùng để theo dõi ngày công thực tế mà nhân viên đã làm việc/ nghỉ việc/ nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội trong tháng – làm căn cứ tính trả lương cho nhân viên, người lao động được đầy đủ và chính xác nhất.

Mỗi bộ phận, phòng ban, tổ/ nhóm đều phải lập bảng chấm công hàng tháng – chuyển lưu tại phòng kế toán, sử dụng cùng các loại giấy tờ liên quan khác áp dụng tính lương trả cho nhân viên. Bảng chấm công thường được làm trên máy tính bằng file Excel.

Các phương pháp chấm công phổ biến

Tùy theo quy định của công ty, tính chất công việc mà nhân viên đang đảm nhận sẽ áp dụng phương pháp chấm công tương ứng phù hợp.

Dưới đây là 3 phương pháp chấm công phổ biến và đạt hiệu quả nhất:

+ Chấm công theo ngày

Mỗi nhân viên - người lao động làm việc tại doanh nghiệp sẽ thực hiện chấm công mỗi trước khi bắt đầu và sau khi kết thúc ca làm việc trong ngày – người phụ trách chấm công sau đó sẽ dùng 1 ký hiệu (đã được quy ước) để chấm công ngày đó tương ứng cho nhân viên.

+ Chấm công theo giờ

Trường hợp người lao động làm việc theo giờ thì áp dụng chấm công theo giờ - làm bao nhiêu công việc thì chấm công theo ký hiệu quy định rồi ghi số giờ công thực bên cạnh ký hiệu tương ứng

+ Chấm công nghỉ bù

Tức là người lao động làm thêm giờ hưởng lương thời gian nhưng không thanh toán lương làm thêm – khi đó, họ được chấm nghỉ bù và vẫn tính trả lương thời gian.

Một máy chấm công nhân viên

Tại sao doanh nghiệp phải có bảng chấm công?

Bên cạnh ứng dụng làm căn cứ tính lương hàng tháng cho người lao động đảm bảo sự công bằng và minh bạch, đầy đủ và chính xác nhất thì bảng chấm công còn giúp công ty có sự tổng hợp để đánh giá tần suất đi làm của nhân viên – xét xem nhân viên nào chăm chỉ nhất – làm căn cứ khen thưởng nhân viên xuất sắc cuối năm.

Mẫu bảng chấm công chuẩn nhất

Dưới đây là mẫu bảng chấm công được nhiều doanh nghiệp, công ty sử dụng để chấm công và làm căn cứ tính lương hàng tháng cho nhân viên bởi đáp ứng được tiêu chí: cấu trúc đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện nhưng vẫn đảm bảo thể hiện rõ và đầy đủ các mục thông tin thiết yếu:

Tham khảo chi tiết mẫu bảng chấm công và download: Tại đây!

Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo mẫu bảng chấm công này:

Hướng dẫn cách chấm công nhân viên

Như đã trình bày trên đây, tương ứng với mỗi ô và thực tế ngày công của nhân viên – người phụ trách chấm công sẽ dùng 1 ký hiệu quy định để hiển thị công.

Chẳng hạn:

+ Đi làm đủ ca ghi “1” – nghỉ ốm ghi “Ô” – nghỉ thai sản ghi “TS” – nghỉ lễ ghi “NL”…

+ Trường hợp trong ngày làm, nhân viên làm 2 việc có thời gian khác nhau thì tiến hành chấm công theo ký hiệu của công việc làm nhiều thời gian nhất. Ví dụ, nếu anh A ngày đó họp 5 giờ, làm việc 3 giờ thì chấm công là “H” tức hội họp

+ Trường hợp trong ngày làm, nhân viên làm 2 việc có thời gian bằng nhau thì tiến hành chấm công theo ký hiệu của công việc thực hiện trước

Cách điền vào mẫu bảng chấm công

Tương ứng với mỗi cột trong mẫu bảng chấm công được Grabviec.vn chia sẻ trên đây, người phụ trách chấm công thực hiện điền như sau:

+ Cột A: ghi số thứ tự số nhân viên hiện có trong bộ phận, phòng ban, tổ/ nhóm

+ Cột B: ghi tên từng nhân viên hiện làm việc trong bộ phận, phòng ban, tổ/ nhóm

+ Cột C: ghi ngạch bậc lương hoặc cấp bậc, chức vụ tương ứng của từng nhân viên trong cột B

+ Cột 1-31: ghi các ngày trong tháng chấm công, từ ngày 1 đến ngày cuối cùng của tháng đó

+ Cột 32: ghi tổng số công thực của từng nhân viên trong tháng

+ Cột 33: ghi tổng số ngày nghỉ không lương của từng nhân viên trong tháng

+ Cột 34: ghi tổng số ngày nghỉ lễ hưởng 100% lương của từng nhân viên trong tháng

+ Cột 35: ghi tổng số ngày nghỉ phép hưởng …% lương của từng nhân viên trong tháng

+ Cột 36: ghi tổng số công hưởng lương (đã cộng phép nếu có) của từng nhân viên trong tháng

Hàng ngày, người được phân công phụ trách chấm công sẽ căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận để chấm công cho từng nhân viên – ghi vào ngày tương ứng trong các cột theo đúng ký hiệu quy định.

Cuối tháng, người chấm công và người phụ trách bộ phận tiến hành ký vào bảng chấm công – chuyển cho bộ phận kế toán (kèm các loại giấy tờ liên quan) kiểm tra, đối chiếu để quy ra công tính lương cho người lao động.

Trên đây là mẫu bảng chấm công chuẩn và những thông tin liên quan mà cả phía doanh nghiệp và người lao động cần biết. Hy vọng chia sẻ này sẽ hữu ích với bạn trong việc chấm công hoặc đối chiếu ngày công đảm bảo sự công bằng và minh bạch, đầy đủ và chính xác cho bảng lương hàng tháng.