Kinh nghiệm quản lý hồ sơ tuyển dụng cho nhân viên nhân sự

Làm thế nào để quản lý hồ sơ – dữ liệu ứng viên gửi về ứng tuyển cho khoa học và hiệu quả là câu hỏi khó với những bạn nhân viên nhân sự mới vào nghề. Trong bài chia sẻ sau đây, GrabViec.vn xin chia sẻ kinh nghiệm quản lý hồ sơ tuyển dụng để các bạn tham khảo.

Làm thế nào để quản lý hồ sơ tuyển dụng hiệu quả?

► Vì sao cần quản lý hồ sơ tuyển dụng?

Với sự đa dạng về nguồn kênh tuyển dụng, hồ sơ ứng viên có thể nằm rải rác trong list hộp thư đến, các Folder lưu trên máy tính hay thậm chí là những chồng hồ sơ giấy… trên bàn làm việc của nhân viên nhân sự. Do đó, bắt buộc người phụ trách công tác nhân sự của doanh nghiệp phải quản lý được tất cả nguồn hồ sơ này để phục vụ đắc lực cho các chiến lược tuyển dụng dài hạn – giúp doanh nghiệp chủ động về vấn đề con người.

Hơn nữa, cơ sở dữ liệu thu được từ việc quản lý hồ sơ tuyển dụng sẽ giúp nhà quản lý lựa chọn giải pháp tuyển dụng hiệu quả và tối ưu nó – nhằm mục đích có được số lượng và chất lượng ứng viên như mong muốn.

► Nên lựa chọn công cụ quản lý hồ sơ tuyển dụng nào?

Việc lựa chọn công cụ nào để quản lý hồ sơ tuyển dụng là tùy thuộc vào quy mô, điều kiện của mỗi doanh nghiệp. Với những doanh nghiệp quy mô nhỏ, ít nhân viên thì có thể quản lý bằng Excel – Google Sheet. Trường hợp là doanh nghiệp quy mô vừa và lớn thì cần phải sử dụng đến phần mềm quản lý tuyển dụng chuyên nghiệp để đảm bảo tính hiệu quả cho công tác quản lý dữ liệu ứng viên.

Tùy quy mô, điều kiện – DN cần lựa chọn công cụ quản lý tuyển dụng phù hợp

► Những điều cần biết khi quản lý hồ sơ tuyển dụng bằng Excel/ Google Sheet

Excel là công cụ quản lý tuyển dụng đơn giản – phổ biến với hầu hết các nhà tuyển dụng hiện nay. Là ứng dụng miễn phí – lại không phụ thuộc vào nhà phát triển nên người dùng được thoải mái tạo lập các thuộc tính, trường – dựa trên nhu cầu công việc.

Nếu xác định chọn quản lý hồ sơ tuyển dụng bằng Excel trên nền tảng Google Sheet, người dùng cần:

- Chủ yếu thực hiện các thao tác nhập liệu thủ công

- Có kiến thức về Excel, am hiểu các hàm tính toán: Data Analysis, Pivot Table…

- Chủ động thông báo để tối ưu cho các hoạt động cần sự cộng tác của nhiều thành viên: giao việc, thảo luận, nhắc việc…

► Những phần mềm quản lý quản lý hồ sơ tuyển dụng

- Applicant Tracking System – ATS: sử dụng những công nghệ hiện đại để xử lý các công việc tuyển dụng, có nhiều ưu điểm như có tính tương tác với người dùng, hạn chế tối đa các thao tác nhập liệu, có khả năng tự xử lý dữ liệu và trả kết quả cho người dùng…

- Fast HRM Online: hoạt động trên nền tảng trực tuyến, hỗ trợ theo dõi nhu cầu nhân sự từ các phòng ban, từ đó lập kế hoạch nhận hồ sơ ứng tuyển, lên lịch phỏng vấn, thi tuyển... Ưu điểm của phần mềm này là được tích hợp hệ thống báo cáo tuyển dụng chi tiết và lưu lại lịch sử của từng đợt tuyển dụng – cơ sở để nhân viên nhân sự rút ra được những kinh nghiệm tuyển dụng.

- Facework: hỗ trợ lập kế hoạch cho các đợt tuyển dụng, sàng lọc, quản lý hồ sơ, tổ chức thi tuyển, gửi kết quả đến từng thí sinh… - ưu điểm của phần mềm này là quản lý quy trình tuyển dụng trên cùng 1 hệ thống, giúp tiết kiệm tối đa thời gian

- Magic HRM: hỗ trợ nhà tuyển dụng phân loại được số lượng lớn nguồn hồ sơ ứng viên đầu vào, lọc được những ứng viên tiềm năng – chất lượng nhất trong danh sách ứng viên khổng lồ…

Để quản lý hồ sơ tuyển dụng - điều quan trọng là doanh nghiệp cần phải chọn lựa được công cụ hỗ trợ quản lý hiệu quả và bản thân người nhân viên nhân sự cũng cần học hỏi – cập nhật cho mình những kiến thức, kinh nghiệm cần thiết. Hy vọng những thông tin được GrabViec.vn chia sẻ trên đây sẽ hữu ích với các nhân viên nhân sự mới vào nghề.

Ms. Việc dễ làm